7 שלבים פשוטים לארגון Google Drive שלך

אתה יכול לארגן קבצים ב-Google Drive על ידי הכנסתם לתיקיות תחילה ושימוש בכלים אחרים שני המושגים קיימים, כדי להבטיח שתמיד תוכל למצוא את מה שאתה צריך. הטיפים והטריקים האלה יראו לך איך לארגן קבצים ב-Google Drive, והשלבים האלה אמורים לעבוד מצוין אם אתה משתמש ב-Google Drive גם לעבודה.

1. הגדר את תצוגת ברירת המחדל שלך:

אתה יכול להציג קבצים ותיקיות ב-Google Drive במגוון דרכים שונות. לְדוּגמָה:

• אתה יכול להציג הכל בתצוגת רשימה.
• או Grid View.

כדי להתאים זאת, אתה יכול להקיש על לחצן המעבר בין תצוגת רשימה לתצוגת רשת בפינה השמאלית העליונה של חלון Google Drive.

אתה יכול גם להגדיר את מרווח השורות להיות:

• נוֹחַ
• או נעים.
• או קומפקטי.

קבע כיצד אתה רוצה להסתכל על Google Drive שלך ​​על ידי מעבר להגדרות ולאחר מכן בחירה בצפיפות עד שתגיע למרווח שנוח לך. אנשים מסוימים עשויים להעדיף תצוגת רשימה עם מרווח נוח, אז זה מה שתראה ברוב צילומי המסך כאן.

רוב האנשים לא מסתכלים בצד השמאלי של חלון Google Drive. אנשים רבים מתמקדים במרכז המסך כשהם עובדים ב-Google Drive. כשזה מגיע לארגון תיקיות וקבצים, הקפד להציץ בסרגל הצד השמאלי הזה. אתה יכול לראות בקלות את התיקיות ותיקיות המשנה שלך ולהשאיר את מרכז המסך שמור לתוכן של כל תיקיה שתבחר להציג.

2. צור “מבנה” של תיקיות:

צרו לעצמכם “מבנה” של תיקיות באמצעות התיקייה “מבנה עץ” ו”תוויות” שנראה לכם מתאימים לכם ולעבודתכם. שאל את עצמך:

• איך אתה מארגן את הקבצים והתיקיות שלך ביישומים אחרים?
• מה עולה לך בראש כשאתה חושב על כמה מהמסמכים שאתה צריך?

הדרך הטובה ביותר לדעת כיצד להגדיר את התיקיות שלך היא לענות על שתי השאלות הללו.

עבור אנשים רבים, מה שעולה בראשם הוא התוכן של העבודה שלהם, ולכן הם משתמשים בשמות נושאים כמו Project X או School Work עבור תיקיות. אחרים מעדיפים להיצמד לתאריכים, כי כשהם צריכים למצוא קובץ, בין אם זה ספר או תמונה, הדבר הראשון שעולה על הדעת הוא איך הוא נוצר. כתוצאה מכך, הם משתמשים בהרבה תאריכים במוסכמות השמות של הקבצים והתיקיות שלהם. לדוגמה, יש להם תיקיות עבור 2019, 2018, 2017 וכו’. כמו כן נעשה שימוש במספרים התואמים לשנים ולחודשים. לדוגמה, 1906 פירושו החודש השישי או יוני של שנת 2019. כשהם מסתכלים על תיקייה שמתחילה במספרים מסוימים, הם יודעים בדיוק מה זה אומר, וזה עוזר להם למצוא את הקבצים שהם צריכים במהירות.

ישנם כמה אנשים באינטרנט שממליצים להוסיף “אימוג’י” לשמות התיקיות שלך כדי לתת לך יותר רמזים ויזואליים. לא כדאי לעשות זאת, מכיוון שסמלי אימוג’י לא תמיד מומרים לפורמטים אחרים בצורה טובה, כך שכאשר אתה מנסה ליצור קישור משותף לתיקיה או אפילו לייצא אותה, ייתכן שהוא לא יופיע באותו שם מקורי.

3. צור תיקיות משנה:

תיקיות משנה הן בעצם תיקיות ארגוניות. צור אותו והשתמש בו! הם עוזרים לך לארגן ולסווג קבצים לקבוצות קטנות יותר וספציפיות יותר.

אם יצרת את התיקיות הראשיות אבל נתקעת בניסיון להבין אילו תיקיות משנה ליצור, ייתכן שפשוט לא תזדקק להן כרגע. ניתן גם ליצור תיקיה בשם DONE או OLD כך שכאשר העבודה תושלם או שהתיקיה כבר לא שימושית לעבודה, תוכל לגרור ולשחרר אותה לתיקיות אלו.

4. השתמש בצבעים:

צבעים הם רמז ויזואלי נהדר, ו-Google Drive מאפשר לך להוסיף צבעים מותאמים אישית לתיקיות שלך. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כל תיקיה, מהסרגל הצידי או מהחלון הראשי, ובחר שנה צבע. לאחר מכן בחר את הצבע הרצוי.

יש כמה שיטות מעשיות בשימוש, למשל הפיכת תיקיות פעילות לירוקות. לפעמים יש לך תיקיות או תיקיות משנה שנשארו לא פעילים במשך זמן מה, אבל אחת או שתיים מהתיקיות עדיין בשימוש. סמן תיקיות פעילות בירוק והשאר תיקיות אחרות באפור. בדרך זו, כאשר אתה רוצה לקפוץ ישירות לעבודה שלך, יש לך נורה ירוקה שמנחה אותך לתיקיה שמחזיקה את העבודה הנוכחית שלך בתהליך.

5. הוסף כוכבית לקבצים ותיקיות בשימוש תכוף:

Google Drive מאפשר לך להוסיף כוכב לקבצים ולתיקיות. אתה יכול לעשות זאת באותה דרך שבה אתה מוסיף צבע: לחץ לחיצה ימנית על הקובץ או התיקיה ובחר “הוסף לכוכב”.

מומלץ להוסיף כוכב לקבצים בשימוש תכוף. בדרך זו, תוכל לקבל רשימה של כל החומרים שבהם אתה משתמש באופן קבוע, לא משנה היכן הם נמצאים ב-Drive, על ידי לחיצה על הכותרת “מסומן בכוכב” בסרגל הצד השמאלי.

6. העבר קבצים חשובים ששותפו איתך:

תסתכל על הכותרת “שותף איתי” בסרגל הצד השמאלי. לחץ עליו, וייתכן שיופיע בלגן של קבצים ותיקיות. אל תדאג יותר מדי. אם יש משהו חשוב בקבוצה הזו של דברים, יש שלושה דברים שימושיים שאתה יכול לעשות:

• הוסף כוכב : להוספת כוכב לקובץ ששותף איתך יש את אותה תועלת כמו הוספת כוכב לאחד מהקבצים שלך. גורם לו להופיע ברשימת התוכן המסומן בכוכב בסרגל הצד השמאלי.
• שמור ב-  Drive  או העבר לתיקיה: אפשרות שימושית נוספת היא להוסיף את הקובץ ל-Google Drive ולשים אותו בתיקייה. אתה יכול ללחוץ לחיצה ימנית על הקובץ ולבחור “העבר אל”. לאחר מכן, בחלון שיופיע, נווט אל התיקיה שבה ברצונך לשמור את הקובץ הזה. אפשרות נוספת שעושה את אותו הדבר היא לבחור את הפריט שברצונכם לשמור ולאחר מכן ללחוץ על האייקון של גוגל דרייב בפינה השמאלית העליונה של המסך, כעת תהיה לכם הזדמנות להעביר אותו לתיקיה שתבחרו. בכל מקרה,  רק קיצור דרך  לקובץ המשותף ייווצר למעשה מהמיקום החדש שתבחר. הקובץ עדיין משותף עם כולם ועדיין שייך לבעלים המקורי.
• צור עותק: אם אתה יוצר עותק של קובץ ששותף איתך, העותק החדש יהפוך לשלך. כמו כן, הגרסה החדשה אינה מחוברת יותר לקובץ המשותף, ולאותם אנשים אין יותר הרשאה לגשת אליו.

7. רוקן את האשפה:

כאשר אתה מסיר קובץ או תיקיה מ-Google Drive, הם עוברים לאשפה, שם הם נשארים עד שתרוקן את האשפה. זכור שככל שהאשפה מצטברת זמן רב יותר, כך יקטן הסיכוי שתהיה לך ביטחון מלא שצריך לזרוק את כל מה שיש בו, וכך תחזיקו יותר זמן בפח. כדאי לרוקן את האשפה מדי פעם. זה יעזור לשמור על שטח האחסון שלך ב-Google Drive ברמה מדויקת, ויעזור לך לשמור על מנטליות החשבון שלך מסודרת.